日本郵便の不祥事に学ぶ、中小企業の内部統制

信頼しているからこそ、任せきりにしない

日本郵便の入札をめぐる不祥事は、
「大企業だから起きた問題」でも、
「特殊な事件」でもありません。

本質は、特定の担当者が重要な情報にアクセスでき、周囲のチェックが十分に働いていなかった点にあります。
つまり問題は、社員個人の資質だけではなく、一人で不正ができてしまう状態を放置していた組織の仕組みにあります。

これは中小企業にとっても、決して他人事ではありません。

性悪説は、社員を疑うことではない

多くの経営者は、
「うちは社員を信じている」
「疑うような仕組みは作りたくない」
と言います。

しかし、内部統制でいう性悪説とは、
「人は悪いことをする」と決めつけることではありません。

• 人は間違える。
• 人は誘惑に弱い。
• 人は追い詰められると判断を誤る。

そうした人間の弱さを前提に、一人で完結できない仕組みを作ることです。

二重チェック、権限分散、承認記録。
これらは社員を疑うためではなく、社員が疑われないようにするための防具です。

「かわいさ余って憎さ百倍」になってからでは遅い

経営者が陥りやすいのは、
信頼している社員ほど、丸投げしてしまう
という罠です。
　「あの人なら大丈夫」
　「長年やってくれているから任せている」
そうしてチェックが省略されます。

しかし、不正や重大なミスが発覚した瞬間、信頼は一気に反転します。

かわいさ余って憎さ百倍。

長年信頼してきた社員ほど、裏切られたと感じたときの怒りは大きくなります。

しかし本来、それは社員だけの問題ではありません。
一人に任せきりにした経営者の責任であり、組織の設計ミスでもあります。

きちんと仕組みを作っておかなければ、会社も社員も、あとで大きなしっぺ返しを受けることになります。

中小企業こそ「一人で完結」が危ない

中小企業では、次のようなことが珍しくありません。

• 経理担当者が一人で振込まで行う
• 購買担当者が見積、発注、検収まで担当する
• 社長が忙しく、承認が形だけになる
• 長年の信頼でチェックが省略される

これらは一見、効率的に見えます。
しかし実際には、一人で完結できてしまう危険な状態です。
規模の問題ではありません。
仕組みの問題です。

完璧でなくても、サンプルチェックならできる

​もちろん、中小企業では人手に限りがあります。
大企業のように担当・承認・監査を完全に分けることは現実的ではありません。
それでも、次のような確認は可能です。

• 一定金額以上の支払いだけ確認する
• 新規取引先への振込だけ二重確認する
• 毎月数件だけ、見積・発注・納品・請求の流れを確認する
• 振込先口座の変更時だけは電話確認する
• 承認記録をメールやクラウド上に残す

完璧な内部統制でなくても構いません。
大切なのは、「誰かが見る可能性がある」状態を作ることです。
何も見ないより、毎月数件でも見る。
それだけでも、不正やミスへの抑止力になります。

信頼しているからこそ、仕組みで守る

内部統制とは、社員を疑うための仕組みではありません。
社員を守り、会社を守り、経営者自身を守るための仕組みです。
信頼しているからこそ、任せきりにしない。
信頼を壊さないために、最低限の確認を仕組みにする。
それが、中小企業に必要な内部統制の第一歩です。